Than phiền

Vấn đề 1: SỰ CẦN THIẾT PHẢI C Ó HỆ THỐNG VĂN BẢN NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

Văn bản nội bộ doanh nghiệp là gì?
Đó là một hệ thống các văn bản thể hiện mối quan hệ pháp lý, quan hệ quản lý hoặc quan hệ lao động trong nội bộ doanh nghiệp hoặc quan hệ của doanh nghiệp với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác.

Văn bản nội bộ doanh nghiệp gồm có:
• Điều lệ doanh nghiệp
• Thoả ước lao động tập thể
• Nội qui lao động
• Qui chế hoạt động của ban điều hành
• Qui chế hoạt động của Hội đồng thành viên, Đại Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị
• Qui chế tài chính doanh nghiệp
• Qui chế bảo mật thông tin kinh doanh
• Hợp đồng lao động
• Cam kết lao động
• Cam kết đào tạo
• Các qui chế hoạt động của các dự án
• Các biên bản họp, các quyết định của Ban quản lý, điều hành doanh nghiệp
• Các quyết định của giám đốc
• Các công văn, thông báo của công ty
• Hợp đồng kinh tế, dân sự
• Biên bản thanh lý hợp đồng
• Biên bản nghiệm thu dự án, hợp đồng.

Cơ sở pháp lý
Luật doanh nghiệp, luật lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành là những cơ sở pháp lý trực tiếp cho các qui định nội bộ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp( trừ các doanh nghiệp nhà nước ) tất cả các doanh nghiệp đều được thành lập trên cơ sở của luật doanh nghiệp. Ngoài ra trong mỗi lĩnh vực hoạt động kinh doanh lại có những qui định của pháp luật liên quan điều chỉnh. Doanh nghiệp thành lập phải có điều lệ (trừ doanh nghiệp tư nhân) do các sáng lập viên thoả thuận về những vấn đề cơ bản của công ty. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải tuân theo các qui định của pháp luật. Trong mối quan hệ lao động ngoài sự điều chỉnh của luật lao động và các văn bản pháp luật liên quan thì còn được điều chỉnh bởi chính các qui định của doanh nghiệp và được thể hiện trong thoả ước lao động tập thể, nội qui lao động, hợp đồng lao động. Một doanh nghiệp không thể hoạt động có trật tự, chuyên nghiệp hiệu quả nếu không có bản nội qui của mình.

Cơ sở lý luận
Về lý luận, doanh nghiệp là một chủ thể độc lập được cấu thành bởi nhiều người và trong đó diễn ra quá trình quản lý và điều hành, quá trình thuê mướn và sử dụng lao động. Để một tổ chức (có từ hai người trở lên) hoạt động có trật tự theo một mô hình thì phải có các qui định chung cho mọi hoạt động. Đối với các doanh nghiệp càng lớn thì việc quản lý trực tiếp không còn hiệu quả mà quản lý theo chức năng phân cấp và được phản ánh bằng văn bản. Các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các qui trình hoạt động đều được thể hiện dưới dạng văn bản và dưới các hình thức do luật định như điều lệ, thoả ước lao động tập thể, nội qui lao động, các qui chế ban hành kèm theo nội qui vv….Văn bản nội bộ giống như là “Luật” của doanh nghiệp và do đó làm căn cứ cho các quyết định của người quản lý điều hành, là căn cứ cho mọi hoạt động đang diễn ra tại công ty.

Cơ sở thực tiễn
Bất cứ doanh nghiệp nào ( trừ doanh nghiệp tư nhân) đề có điều lệ khi thành lập, và đều có các qui định về giờ giấc làm việc, nghỉ nghơi. Cách thức qui định của mỗi doanh nghiệp rất khác nhau. Có doanh nghiệp chỉ cần một trang giấy thể hiện qua một vài gạch đầu dòng. Có doanh nghiệp công phu xây dựng các nội qui nhưng không đúng luật hoặc không mang tính khả thi….Điều lệ công ty được xây dựng mang tính hình thức và thủ tục khi thành lập doanh nghiệp. Điều lệ không thể là một văn bản chỉ để thành lập doanh nghiệp mà cốt lõi của điều lệ là bằng chứng khai sinh ra một chủ thể đó chính là doanh nghiệp. Giấy đăng ký kinh doanh chỉ là văn bản pháp lý thừa nhận doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp đó như thế nào, phương hướng hoạt động cụ thể ra làm sao, cơ cầu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các ban, bộ phận, chức vụ và các quan hệ pháp lý trong doanh nghiệp được thể hiện như thế nào là do điều lệ công ty qui định. Điều lệ vừa mang tính chất khái quát vừa mang tính định hướng, nó là văn bản có giá trị cao nhất tại doanh nghiệp do chính doanh nghiệp ban hành.
Thực tiễn của nền kinh tế thị trường, người lao động và doanh nghiệp không thực sự có được mối quan hệ chặt chẽ, rõ ràng. Người lao động thích thì làm, không thích thì đi và doanh nghiệp cũng có quyền cho nhân viên nghỉ một cách tự do. Điều nay không tạo sự tin tưởng cho người lao động yên tâm làm việc, kích thích sự đứng núi này trông núi kia của người lao động. Một qui định của doanh nghiệp cũng có thể rạo ra sự tự do nhưng cũng có thể tạo ra sự ràng buộc. Qui định có khả năng phản ảnh một cách rõ nhất tất cả ý tưởng của doanh nghiệp. Có rất nhiều việc mà bản thân một nhà quản lý không sao chỉ đạo trực tiếp mà phải sử dụng các công cụ hỗ trợ để quản lý đó chính là bằng văn bản. Hầu hêt các doanh nghiệp trên thế giới cũng như Việt Nam đều sử dụng văn bản nội bộ để quản lý và điều hành doanh nghiệp. Trong đó hệ thống văn bản nội bộ mang tính chất pháp lý giữ vai trò cơ bản và quan trọng. Ví dụ: “ Người lao động có trách nhiệm tuân thủ các quyết định điều hành của giám đốc, trong trường hợp người lao động cho rằng quyết định của giám đốc là không đúng thì có quyền đề xuất quan điểm của mình với giám đốc, nếu giám đốc vẫn giữ nguyên ý kiến của mình thì người lao động vẫn phải thực hiện nhưng không phải chịu trách nhiệm về việc mình làm”.
Đây là một qui định góp phần tăng cường hiệu lực quyết định của giám đốc trong quản lý, nó làm cơ sở buộc người lao động phải tuân thủ nghiêm chỉnh mọi quyết định của giám giám đốc được thể hiện thông qua lời nói hoặc bằng văn bản khác.
Nhưng cũng có quan điểm quản lý khác cho rằng cần tạo cho người lao động được tham gia quá trình ra các quyết định quản lý của doanh nghiệp. Đặc biệt là một số các hãng luật(firm), các công ty làm việc theo nhóm thường có quan điểm chia sẻ quyền lãnh đạo, chia sẻ lợi nhuận. Họ là những ngưòi lao động có bằng cấp tương đương nhau, trình độ học vấn tốt, am hiểu về quản lý và điều hành. Họ có thể nhận định được các quyết định của giám đốc là đúng hay sai, có lợi hay không có lợi nên họ có quyền từ chối thực hiện quyết định của giám đốc nếu thấy nó không đúng hoặc thực sự gây bất lợi lớn cho bản thân và phải giải trình cụ thể với giám đốc. Sự khác nhau đó là do quan điểm quản lý của mỗi người và tuỳ vào các điều kiện cụ thể.

Doanh nghiệp cần bắt đầu như thế nào với các văn nội bộ của mình?
1. Cần làm tốt ngay từ khi thành lập
2. Rà soát lại các văn bản hiện đang có, tiến hành sửa đổi bổ sung ngay
3. Xây dựng một hệ thống văn bản hoàn chỉnh
4. Đăng ký với cơ quan nhà nước một số văn bản cần thiết
5. Tuyên truyền, phổ biến các qui định nội bộ
6. Lưu trữ, bảo quản tài liệu
7. Theo dõi việc thực hiện, đánh giá hiệu quả sử dụng
8. Khen thưởng và xử lý vi phạm
Kết luận
Tóm lại, việc xây dựng và hoàn thiện các văn bản nội bộ doanh nghiệp là cần thiết. Doanh nghiệp cần hoàn thiện một cách có hệ thống chặt chẽ và mang tính chính xác cao nhằm thể hiện đường lối, chính sách của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp xây dựng tốt các văn bản nội bộ của mình thì nó sẽ giúp cho doanh nghiệp có được một tổ chức chặt chẽ và đồng bộ. Qua hệ thống văn bản nội bộ của doanh nghiệp chúng ta cũng có thể đánh giá được văn hoá của doanh nghiệp đó.

vongnm@yahoo.com

Gửi lúc 15:29, 24/03/05